Akt notarialny to oficjalny dokument sporządzany przez notariusza, który potwierdza ważność czynności prawnych, takich jak sprzedaż nieruchomości, darowizna, testament czy poświadczenie dziedziczenia. Jednak wiele osób zastanawia się, gdzie trafia ten dokument po jego sporządzeniu i jakie instytucje muszą zostać poinformowane o jego istnieniu.

W zależności od rodzaju aktu notarialnego, notariusz ma obowiązek wysyłać go do różnych urzędów i instytucji, a w niektórych przypadkach może zatrzymać go w swojej kancelarii. Sprawdź, kto otrzymuje kopię aktu notarialnego i jakie są procedury jego przechowywania oraz rejestracji.

Kto otrzymuje oryginał aktu notarialnego?

🔹 Notariusz przechowuje oryginał – zgodnie z prawem, oryginał aktu notarialnego pozostaje w kancelarii notarialnej i jest przechowywany przez co najmniej 10 lat. W wyjątkowych przypadkach ten okres może być dłuższy.

🔹 Strony otrzymują wypisy – osoby uczestniczące w czynności notarialnej nie dostają oryginału, ale wypis aktu notarialnego, który ma taką samą moc prawną jak oryginał.

🔹 Dodatkowe instytucje mogą otrzymać kopię – w zależności od rodzaju dokumentu, notariusz może mieć obowiązek wysłania aktu do urzędów, takich jak sąd, urząd skarbowy, urząd gminy, Krajowa Administracja Skarbowa czy rejestry państwowe.

Do jakich instytucji notariusz wysyła akt notarialny?

Wysyłka aktu notarialnego zależy od jego rodzaju. Oto najczęstsze sytuacje, w których notariusz przekazuje dokumenty do odpowiednich organów:

Akty dotyczące nieruchomości

✅ Sąd rejonowy (wydział ksiąg wieczystych) – jeśli akt notarialny dotyczy zakupu, sprzedaży, darowizny, podziału lub ustanowienia hipoteki na nieruchomości, notariusz wysyła go do sądu prowadzącego księgę wieczystą. To konieczne, aby zarejestrować zmiany własności w księdze wieczystej.

✅ Urząd skarbowy – jeśli transakcja podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych (PCC) lub podatkowi od spadków i darowizn, notariusz zgłasza ją do urzędu skarbowego.

✅ Starostwo powiatowe lub urząd miasta/gminy – jeśli zmiana własności nieruchomości ma wpływ na podatek od nieruchomości, notariusz przekazuje informację odpowiedniemu organowi.

Akty poświadczenia dziedziczenia

✅ Rejestr Spadkowy – jeśli notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia, ma obowiązek zgłosić go do Rejestru Aktów Poświadczenia Dziedziczenia prowadzonego przez Krajową Radę Notarialną.

✅ Urząd skarbowy – w przypadku spadków i darowizn notariusz informuje urząd skarbowy o zmianach majątkowych, jeśli podlegają one opodatkowaniu.

✅ Banki i inne instytucje finansowe – jeśli spadek obejmuje rachunki bankowe, akt poświadczenia dziedziczenia może być przekazany do banku, aby umożliwić spadkobiercom dostęp do środków.

Testamenty i akty dotyczące przyszłości

✅ Notarialny Rejestr Testamentów – testament sporządzony przed notariuszem jest rejestrowany w Notarialnym Rejestrze Testamentów, ale jego treść pozostaje tajna aż do śmierci testatora.

✅ Sąd rodzinny – w przypadku aktów dotyczących ustanowienia opieki nad małoletnim lub ubezwłasnowolnienia, notariusz może być zobowiązany do przesłania dokumentu do odpowiedniego sądu.

Jak długo przechowywane są akty notarialne?

Notariusz przechowuje oryginał aktu notarialnego przez co najmniej 10 lat, a po tym okresie dokument może zostać przekazany do archiwum sądu rejonowego właściwego dla kancelarii notarialnej. Wypisy aktu notarialnego można uzyskać w każdej chwili – jeśli zgubisz swój egzemplarz, wystarczy udać się do notariusza i poprosić o wydanie kolejnego wypisu. Jeśli jednak notariusz zakończył działalność, dokument powinien znajdować się w archiwum sądu rejonowego, gdzie można go uzyskać na wniosek.

Czy notariusz może wysłać akt notarialny na prośbę klienta?

Nie zawsze. Notariusz może wysłać wypis aktu notarialnego na prośbę osoby uprawnionej, ale nie może go przekazać osobom postronnym. Jeśli chcesz, aby dokument trafił do konkretnej instytucji, najlepiej samodzielnie odebrać wypis i dostarczyć go osobiście lub wysłać pocztą.

Niektóre urzędy akceptują również elektroniczne wypisy aktów notarialnych, ale muszą one być opatrzone kwalifikowanym podpisem notariusza.

Czy można sprawdzić, gdzie trafił akt notarialny?

Tak, jeśli masz wątpliwości, gdzie został wysłany Twój akt notarialny, możesz skontaktować się z kancelarią notarialną i poprosić o informacje, a także sprawdzić w urzędzie skarbowym, sądzie lub innym organie, który mógł otrzymać dokument. W niektórych przypadkach istnieje również możliwość uzyskania kopii dokumentu z archiwum sądu rejonowego.

Wnioski – gdzie notariusz wysyła akt notarialny? + najczęściej zadawane pytania

📌 Oryginał aktu pozostaje w kancelarii notarialnej przez co najmniej 10 lat.
📌 Wypisy otrzymują strony umowy, a w razie potrzeby mogą one otrzymać dodatkowe kopie.
📌 Notariusz wysyła akty do różnych instytucji, w zależności od ich rodzaju – m.in. do sądów, urzędów skarbowych, rejestrów państwowych czy banków.
📌 Jeśli akt notarialny dotyczy nieruchomości, trafi do sądu prowadzącego księgi wieczyste oraz urzędu skarbowego.
📌 W przypadku testamentów dokument jest rejestrowany w Notarialnym Rejestrze Testamentów, ale jego treść jest tajna do momentu śmierci testatora.
📌 Jeśli nie wiesz, gdzie został wysłany Twój akt, możesz skontaktować się z kancelarią notarialną lub odpowiednim urzędem.