Windykacja należności od kontrahenta powinna zaczynać się od uporządkowania dokumentów, a nie od nerwowych telefonów. Jeżeli faktura nie została opłacona w terminie, musisz ustalić, kiedy roszczenie stało się wymagalne, jaka kwota pozostaje do zapłaty, czy możesz naliczyć odsetki oraz czy sprawa nadaje się do polubownego odzyskania pieniędzy, czy lepiej od razu przygotować pozew.

Dobrze przeprowadzona windykacja należności nie polega na presji dla samej presji, lecz na konsekwentnym zabezpieczaniu Twoich interesów. W sprawach z zakresu prawa gospodarczego i dochodzenia roszczeń świetnie radzi sobie Adwokat Łukasz Okomski, zwłaszcza gdy kontrahent unika kontaktu, kwestionuje fakturę albo opóźnienie w płatności zaczyna zagrażać płynności Twojej firmy.

Kiedy możesz rozpocząć windykację należności od kontrahenta?

Możesz rozpocząć windykację, gdy minął termin zapłaty wynikający z faktury, umowy, zamówienia albo innego dokumentu potwierdzającego zobowiązanie. Od tego momentu dług staje się wymagalny, a Ty możesz domagać się zapłaty kwoty głównej oraz, co do zasady, odsetek za opóźnienie. W relacjach między przedsiębiorcami szczególne znaczenie ma ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, która reguluje między innymi terminy zapłaty i odsetki w obrocie gospodarczym.

Zanim wyślesz wezwanie do zapłaty, sprawdź, czy posiadasz komplet dowodów. Sama faktura bywa niewystarczająca, jeżeli kontrahent zacznie twierdzić, że usługa nie została wykonana, towar nie został dostarczony albo cena była inna. W praktyce znaczenie mają umowa, korespondencja mailowa, potwierdzenie przyjęcia zamówienia, protokół odbioru, list przewozowy, potwierdzenie dostawy, historia częściowych płatności oraz wszelkie wiadomości, w których kontrahent uznaje dług.

Nie warto odkładać sprawy zbyt długo. Kodeks cywilny przewiduje ogólne zasady przedawnienia roszczeń, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej zasadniczo istotny jest krótszy, trzyletni termin. Po przedawnieniu odzyskanie pieniędzy może być znacznie trudniejsze, bo dłużnik może podnieść zarzut przedawnienia i odmówić zapłaty.

Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty powinno jasno wskazywać, czego żądasz i z jakiego tytułu. W piśmie warto podać dane wierzyciela i dłużnika, numer faktury lub umowy, kwotę główną, termin pierwotnej płatności, numer rachunku bankowego oraz nowy, ostateczny termin zapłaty. Dobrze przygotowane wezwanie nie powinno być ogólną prośbą, lecz konkretnym komunikatem: wskazujesz podstawę roszczenia, wyznaczasz termin i informujesz, że brak płatności może skutkować skierowaniem sprawy do sądu.

W przypadku transakcji handlowych między przedsiębiorcami możesz również żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Biznes.gov.pl wyjaśnia, że odsetki należą się bez osobnego wezwania, jeżeli wierzyciel spełnił swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie. To oznacza, że wezwanie do zapłaty nie tworzy prawa do odsetek, ale porządkuje roszczenie i pokazuje dłużnikowi, jakiej kwoty dochodzisz.

Wezwanie najlepiej wysłać w sposób, który pozwoli później wykazać jego doręczenie. Może to być list polecony, przesyłka za potwierdzeniem odbioru, wiadomość mailowa na adres używany w kontaktach handlowych albo doręczenie przez pełnomocnika. Jeżeli sprawa trafi do sądu, dowód wysłania wezwania może pomóc pokazać, że próbowałeś rozwiązać spór bez procesu.

Co zrobić, gdy kontrahent nadal nie płaci?

Jeżeli kontrahent nie reaguje na wezwanie, następnym krokiem jest ocena, czy sprawa nadaje się do postępowania sądowego. Musisz ustalić, czy roszczenie jest bezsporne, czy dłużnik kwestionuje wykonanie umowy, czy masz wystarczające dowody oraz czy znasz aktualne dane kontrahenta. Im lepiej przygotujesz materiał dowodowy przed pozwem, tym mniejsze ryzyko, że sprawa utknie na etapie braków formalnych albo sporu o podstawowe fakty.

W wielu sprawach o zapłatę możesz rozważyć postępowanie upominawcze albo nakazowe. Biznes.gov.pl wskazuje, że nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym może być sposobem dochodzenia roszczenia pieniężnego, a wysokość opłaty zależy od wartości przedmiotu sporu. Przy wartości ponad 20 000 zł opłata wynosi 5% wartości przedmiotu sporu, nie więcej niż 100 000 zł.

Postępowanie nakazowe może być korzystne, gdy dysponujesz mocnymi dokumentami, na przykład zaakceptowanym rachunkiem, wekslem, czekiem albo innym dowodem spełniającym warunki z Kodeksu postępowania cywilnego. Biznes.gov.pl podaje, że opłata od pozwu w postępowaniu nakazowym wynosi jedną czwartą standardowej opłaty; przy przykładowej zaległej fakturze na 20 000 zł opłata wynosi 250 zł.

Możesz też skorzystać z elektronicznego postępowania upominawczego, czyli e-sądu. EPU służy dochodzeniu roszczeń pieniężnych, a pozew składa się przez system teleinformatyczny. Ministerstwo Sprawiedliwości wskazuje, że po zmianach w przepisach w EPU można dochodzić roszczeń, które stały się wymagalne w okresie trzech lat przed wniesieniem pozwu, a pozew powinien zawierać datę wymagalności roszczenia.

Jak przygotować pozew o zapłatę?

Pozew o zapłatę powinien być precyzyjny. Musisz wskazać sąd, strony, wartość przedmiotu sporu, żądaną kwotę, odsetki, podstawę faktyczną roszczenia oraz dowody. Nie wystarczy napisać, że kontrahent „nie zapłacił faktury”. Trzeba pokazać, skąd wynika obowiązek zapłaty, kiedy wykonałeś usługę albo dostarczyłeś towar, kiedy minął termin płatności i dlaczego dochodzona kwota jest prawidłowa.

W pozwie warto ująć nie tylko należność główną, lecz także odsetki oraz koszty, których możesz dochodzić zgodnie z przepisami. W transakcjach handlowych wierzyciel może mieć prawo do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, co wynika z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. W praktyce trzeba jednak poprawnie ustalić podstawę, wysokość i moment, od którego takie roszczenie przysługuje.

Jeżeli kontrahent wniesie sprzeciw od nakazu zapłaty, sprawa może przejść do zwykłego procesu. Wtedy szczególnie ważne stają się dowody, terminy procesowe i konsekwentne odpowiadanie na twierdzenia drugiej strony. Dlatego przy większych kwotach albo sporach o wykonanie umowy warto potraktować pozew nie jako formalność, lecz jako pierwszy etap realnego sporu sądowego.

Podsumowanie

Windykacja należności od kontrahenta powinna przebiegać etapami: najpierw analiza dokumentów i terminu płatności, potem konkretne wezwanie do zapłaty, następnie decyzja o pozwie, postępowaniu upominawczym, nakazowym albo elektronicznym postępowaniu upominawczym. Im szybciej uporządkujesz dowody i sprawdzisz terminy, tym większa szansa na skuteczne odzyskanie pieniędzy. Zwlekanie zwykle działa na korzyść dłużnika, zwłaszcza gdy roszczenie zbliża się do przedawnienia albo kontrahent zaczyna wyzbywać się majątku. Ten artykuł ma charakter informacyjny i powinien zostać zweryfikowany przez prawnika przed publikacją lub zastosowaniem w konkretnej sprawie.