Umowa zlecenie uchodzi za elastyczną formę współpracy, ale brak przepracowanych godzin w danym miesiącu potrafi wywołać sporo pytań: czy należy się wynagrodzenie, co ze składkami ZUS, czy trzeba prowadzić ewidencję i jak bezpiecznie ułożyć zapisy umowy. Poniżej znajduje się uporządkowane, praktyczne kompendium – z perspektywy zleceniobiorcy i zleceniodawcy – uwzględniające aktualne wymogi oraz stawkę minimalną na 2026 r.

Brak przepracowanych godzin na zleceniu – co to oznacza w praktyce

Umowa zlecenie jest umową cywilnoprawną uregulowaną w Kodeksie cywilnym, a nie w Kodeksie pracy. W konsekwencji nie występują tu automatyczne normy czasu pracy, rozkłady zmian, nadgodziny czy obowiązkowe przerwy znane z etatu – chyba że strony same wprowadzą takie zasady w umowie.

Jeżeli w danym miesiącu nie wykonano żadnych czynności w ramach zlecenia (0 godzin), w większości modeli rozliczeń oznacza to po prostu brak wynagrodzenia za ten okres. Jednocześnie brak godzin nie zawsze oznacza brak formalności po stronie płatnika składek.

Czy przy 0 godzinach należy się wynagrodzenie

Co do zasady wynagrodzenie przy zleceniu jest należne za wykonane czynności lub przepracowany czas. Jeżeli w danym miesiącu faktycznie nie wykonano zlecenia, wynagrodzenie wynosi 0 zł. Wynika to z cywilnoprawnej konstrukcji świadczenia usług i zasad rozliczeń (w tym z art. 735 KC – w uproszczeniu: wynagrodzenie przysługuje, gdy umowa jest odpłatna, a praca została wykonana w uzgodnionym zakresie).

Kiedy 0 godzin nie musi oznaczać 0 zł

Wyjątki wynikają wyłącznie z treści umowy lub praktyki rozliczeń, np. gdy:

• ustalono ryczałt miesięczny niezależny od liczby godzin (rzadziej spotykane, ale dopuszczalne),

• wprowadzono minimalną gwarantowaną liczbę godzin do rozliczenia,

• zapisano wynagrodzenie za gotowość do świadczenia usług (wymaga precyzyjnego uregulowania, aby nie imitować stosunku pracy).

Jeżeli takich postanowień nie ma, brak godzin oznacza brak podstaw do wypłaty.

Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie w 2026 r.

W 2026 r. minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia wynosi 31,40 zł brutto. Dla porównania: w 2025 r. było to 30,50 zł brutto, a w 2017 r. – 13 zł brutto. W praktyce oznacza to dalszy wzrost kosztu pracy w modelu godzinowym, co jeszcze bardziej wzmacnia znaczenie poprawnej ewidencji godzin.

Szacunkowo stawka netto przy minimalnej godzinowej w 2026 r. to ok. 24,66-25,36 zł (w zależności m.in. od tego, czy opłacana jest składka chorobowa).

Co w sytuacji, gdy w danym miesiącu jest 0 godzin

Minimalna stawka godzinowa nie działa jak miesięczna gwarancja. Chroni ona wyłącznie wynagrodzenie za faktycznie przepracowane godziny. Zatem:

• przy 0 godzinach – wynagrodzenie nadal wynosi 0 zł,

• przy 10 godzinach – wynagrodzenie nie może być niższe niż 10 x 31,40 zł brutto.

Ewidencja godzin – obowiązek także przy zerze

Od 2017 r., wraz z wprowadzeniem minimalnej stawki godzinowej, na zleceniodawcy (lub podmiocie wypłacającym wynagrodzenie) ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Co istotne, ewidencję należy prowadzić również wtedy, gdy w danym miesiącu godzin nie było wcale.

Forma ewidencji i potwierdzanie

Przepisy dopuszczają elastyczność – ewidencja może mieć formę:

• papierową (karta godzin),

• elektroniczną (arkusz, system HR, aplikacja),

• mailowego potwierdzenia liczby godzin w danym okresie.

Kluczowe jest, aby liczba godzin była potwierdzona przed wypłatą oraz aby dokumentacja była rzetelna i możliwa do przedstawienia przy kontroli.

Ile czasu trzeba przechowywać ewidencję

Rekomendowany minimalny okres przechowywania to co najmniej 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Kary za brak ewidencji

Brak ewidencji lub jej nieprawidłowe prowadzenie może być potraktowane przez PIP jako wykroczenie. W praktyce grzywny mogą wynosić od 1000 zł do 30 000 zł. To jedna z najczęstszych pułapek w sytuacji, gdy współpraca „jest, ale nie ma godzin”.

ZUS przy 0 godzinach – najważniejsze obowiązki zleceniodawcy

Brak przepracowanych godzin nie zawsze oznacza brak obowiązków ubezpieczeniowych i raportowych. Jeżeli umowa trwa, a zleceniobiorca jest zgłoszony do ubezpieczeń z tytułu zlecenia (i nie zachodzi wyjątek), zleceniodawca nadal działa jako płatnik.

Czy trzeba składać raporty, gdy nie ma wypłaty

Tak – w typowej sytuacji konieczne jest comiesięczne złożenie zerowego raportu ZUS RCA, w którym podstawa i składki wynoszą 0,00 zł. To ważny punkt, ponieważ wiele podmiotów błędnie zakłada, że brak wypłaty zwalnia z raportowania.

Terminy przekazywania dokumentów do ZUS

Dokumenty rozliczeniowe przekazuje się co do zasady do 15. lub 20. dnia miesiąca następnego (w zależności od rodzaju płatnika). Warto pilnować terminów także przy raportach „zerowych”.

Czy brak godzin kończy tytuł do ubezpieczeń

Nie. Sam fakt, że w danym miesiącu nie było zleceń lub nie przepracowano godzin, nie kończy umowy ani tytułu do ubezpieczeń. Zgłoszenie do ubezpieczeń pozostaje aktualne do momentu rozwiązania umowy, o ile zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom z tego tytułu.

Wyrejestrowanie z ZUS – kiedy i jak

Wyrejestrowanie (formularz ZUS ZWUA) następuje dopiero po rozwiązaniu umowy. Standardowo obowiązuje termin 7 dni od daty ustania tytułu do ubezpieczeń.

Wyjątki mogą dotyczyć m.in. osób, które nie podlegają ubezpieczeniom z tytułu zlecenia, np.:

• studenci do 26. roku życia,

• osoby posiadające inny, dominujący tytuł do ubezpieczeń (w zależności od konfiguracji i przepisów szczególnych).

Umowa zlecenie a czas pracy – dlaczego nie działa tu „grafik” jak na etacie

W zleceniu nie obowiązują przepisy o czasie pracy z Kodeksu pracy. Oznacza to, że:

• nie ma ustawowych norm dobowych i tygodniowych,

• nie ma automatycznych „nadgodzin” i dodatków,

• zleceniobiorca nie musi stawiać się w konkretnych godzinach i dniach, o ile umowa nie przewiduje inaczej.

Jednocześnie zbyt sztywny sposób organizacji pracy (stałe godziny, podporządkowanie, stałe miejsce i bieżące polecenia jak w stosunku pracy) może zwiększać ryzyko zakwestionowania charakteru umowy.

Brak zleceń a kary, odpowiedzialność i spory

Częstym źródłem konfliktów jest oczekiwanie, że „skoro umowa obowiązuje, to powinny być godziny”. W umowie zlecenia takie założenie nie wynika automatycznie z przepisów – decyduje treść umowy oraz ustalenia stron.

Czy można nałożyć konsekwencje za 0 godzin

Konsekwencje typu kary umowne, potrącenia, odszkodowanie za „niewyrobienie godzin” muszą być wyraźnie zapisane w umowie. Bez takiego postanowienia dochodzenie sankcji będzie utrudnione lub niemożliwe.

Ryzyko „fikcyjnej umowy” przy długim braku godzin

Długotrwałe utrzymywanie umowy bez realnych zleceń może zostać ocenione jako działanie pozorne. W skrajnych sytuacjach pojawia się ryzyko zakwestionowania rozliczeń przez ZUS lub sporu przed PIP czy sądem (w tym próby ustalenia istnienia stosunku pracy, jeśli realia współpracy wskazują na etat, a nie zlecenie). Dlatego przy przewlekłym braku pracy warto rozważyć uporządkowanie relacji formalnie.

Jak bezpiecznie uregulować w umowie temat braku godzin

Elastyczność zlecenia jest zaletą, ale bez precyzyjnych zapisów łatwo o nieporozumienia. W praktyce dobrze działają proste, jednoznaczne postanowienia: jak zgłaszane są godziny, kiedy występuje wypłata, czy dopuszczalny jest miesiąc bez godzin oraz jak można zakończyć współpracę.

Najważniejsze zapisy, które warto uwzględnić

• Sposób rozliczania: stawka godzinowa, okres rozliczeniowy, terminy potwierdzania godzin i wypłat.

• Potwierdzanie ewidencji: kto i w jaki sposób zatwierdza liczbę godzin, w tym 0 godzin.

• Możliwość braku zleceń: jasne wskazanie, że dopuszczalne są okresy bez czynności i bez wynagrodzenia, bez kar (jeżeli taka jest intencja stron).

• Dyspozycyjność: jeśli jest wymagana, należy ją zdefiniować (zakres, godziny, wynagrodzenie lub jego brak), aby uniknąć pozorowania etatu.

• Tryb rozwiązania: wypowiedzenie, okres wypowiedzenia lub rozwiązanie za porozumieniem stron.

Praktyczne przykłady: ewidencja 0 godzin, zerowy RCA, aneks rozwiązujący

Przykład 1: informacja o 0 godzinach (do ewidencji)

Poniższy zapis może funkcjonować jako wiadomość e-mail lub wpis w systemie ewidencji:

„Ewidencja godzin – miesiąc 03/2026: 0 godzin. Oświadczam, że w okresie rozliczeniowym nie wykonywano czynności w ramach umowy zlecenia. Data, imię i nazwisko, akceptacja zleceniodawcy.”

Przykład 2: zerowy raport ZUS RCA – co oznacza

Jeżeli umowa trwa, a w danym miesiącu nie było wypłaty, w RCA wykazuje się:

• podstawę wymiaru: 0,00 zł,

• składki społeczne i zdrowotną: 0,00 zł (o ile zleceniobiorca podlega z tego tytułu).

To rozwiązanie porządkuje ciągłość raportowania i ogranicza ryzyko pytań przy ewentualnej kontroli.

Przykład 3: aneks lub porozumienie rozwiązujące przy braku zleceń

Gdy brak zleceń ma charakter trwały, często najlepszym rozwiązaniem jest zakończenie umowy wprost, zamiast utrzymywać „pustą” relację. Najprościej zrobić to za porozumieniem stron, np.:

„Strony zgodnie rozwiązują umowę zlecenia z dniem 30.04.2026 r. Strony potwierdzają brak niewykonanych rozliczeń oraz brak godzin do rozliczenia za okres 04/2026.”

Po rozwiązaniu umowy zleceniodawca powinien pamiętać o ZUS ZWUA w terminie 7 dni (jeżeli zgłoszenie było wymagane).

Umowa zlecenie a umowa o dzieło i etat – kiedy co jest najbezpieczniejsze

Dobór formy współpracy powinien wynikać z realnego sposobu wykonywania obowiązków, a nie wyłącznie z kosztów.

Zlecenie

• najlepiej sprawdza się przy usługach rozliczanych czasem lub starannym działaniem,

• minimalna stawka godzinowa ma zastosowanie,

• trzeba prowadzić ewidencję godzin.

Dzieło

• rozliczenie za rezultat (konkretny efekt), a nie za czas,

• co do zasady brak minimalnej stawki godzinowej i brak ewidencji godzin w tym sensie,

• nie nadaje się do prac powtarzalnych, „ciągłych” i typowo usługowych.

Etat

• najbezpieczniejszy przy pracy podporządkowanej, w stałych godzinach i miejscu,

• zapewnia ochronę pracowniczą,

• minimalne wynagrodzenie w 2026 r. wynosi 4806 zł brutto (dotyczy umów o pracę).

Checklista: co powinna zawierać umowa zlecenie przy nieregularnych godzinach

• jasno określoną stawkę godzinową (z uwzględnieniem minimum 31,40 zł brutto w 2026 r.),

• opis czynności i zasadę rozliczania za wykonane działania lub przepracowane godziny,

• procedurę ewidencji i akceptacji godzin (w tym możliwość wpisu 0 godzin),

• terminy przekazywania ewidencji i wypłaty,

• postanowienie o dopuszczalności okresów bez zleceń i skutkach finansowych (np. 0 zł bez kar),

• zapis o rozwiązaniu umowy (porozumienie stron, wypowiedzenie, termin),

• ustalenie odpowiedzialności i ewentualnych kar umownych wyłącznie wtedy, gdy są zasadne i jednoznaczne,

• informację o statusie ubezpieczeń (zwłaszcza przy studentach do 26 lat lub innych tytułach do ubezpieczeń).

Podsumowanie

Brak przepracowanych godzin na umowie zlecenie w danym miesiącu najczęściej oznacza 0 zł wynagrodzenia, ale nie oznacza automatycznie braku obowiązków formalnych. Zleceniodawca powinien nadal prowadzić ewidencję godzin (także zerową), a w wielu przypadkach także składać zerowy raport ZUS RCA, dopóki umowa nie zostanie rozwiązana i nie nastąpi wyrejestrowanie (ZUS ZWUA). Przy rosnącej stawce minimalnej – 31,40 zł brutto w 2026 r. – transparentne rozliczenia i precyzyjne zapisy umowne ograniczają ryzyko sporów, kar (nawet do 30 000 zł za ewidencję) oraz problemów w razie kontroli.