Umowa sprzedaży nieruchomości zawarta bez formy aktu notarialnego jest nieważna – to jedna z niewielu zasad prawa cywilnego, od której nie ma żadnych wyjątków. Wizyta w kancelarii nie jest więc formalnością do odhaczenia, tylko momentem, w którym własność faktycznie przechodzi na kupującego. Dobrze rozumieć, co się wtedy dzieje, jakie dokumenty trzeba wcześniej zgromadzić i czego można – a czego nie można – oczekiwać od notariusza.

Dokumenty, które trzeba przygotować przed wizytą

Zakres dokumentów zależy od rodzaju nieruchomości, ale pewien trzon powtarza się niemal zawsze:

• numer księgi wieczystej – notariusz sam pobierze jej elektroniczny odpis i zbada treść,
• podstawa nabycia przez sprzedającego: wcześniejszy akt notarialny, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia,
• przy spadku i darowiźnie – zaświadczenie z urzędu skarbowego o rozliczeniu podatku,
• przy gruntach – wypis z rejestru gruntów, a bywa że i zaświadczenie o przeznaczeniu w planie miejscowym oraz o tym, czy działka nie leży na obszarze rewitalizacji lub w uproszczonym planie urządzenia lasu,
• przy lokalach – zaświadczenie o braku zaległości w opłatach oraz o tym, że nikt nie jest zameldowany,
• dane osobowe stron, stan cywilny i ewentualne umowy majątkowe małżeńskie,
• przy zakupie na kredyt – umowa kredytowa i oświadczenie banku potrzebne do ustanowienia hipoteki.

Listę konkretnych dokumentów dla danej transakcji zawsze ustala kancelaria – i warto o nią poprosić odpowiednio wcześnie, bo część zaświadczeń wydawana jest w trybie, który wymaga kilku dni oczekiwania.

Jak przebiega podpisanie aktu

Przed czynnością notariusz weryfikuje tożsamość stron i bada stan prawny nieruchomości: wpisy w księdze wieczystej, obciążenia hipoteczne, służebności, roszczenia. Projekt aktu strony mogą otrzymać do wglądu przed terminem – i z tej możliwości naprawdę warto skorzystać, bo spokojne czytanie w domu jest skuteczniejsze niż śledzenie treści na żywo. W kancelarii akt jest odczytywany w całości na głos. To nie jest pusty rytuał: każda ze stron ma prawo zatrzymać odczyt, dopytać o niezrozumiałe sformułowanie i zażądać wyjaśnienia. Dopiero po odczytaniu i przyjęciu treści następują podpisy stron i notariusza. Po zawarciu umowy notariusz składa elektroniczny wniosek o wpis nowego właściciela do księgi wieczystej, a przy zakupie kredytowym – także o wpis hipoteki, oraz pobiera i odprowadza należne podatki.

Za co właściwie odpowiada notariusz

Notariusz nie jest pełnomocnikiem żadnej ze stron – działa jako osoba zaufania publicznego i ma obowiązek czuwać nad bezpieczeństwem obu stron transakcji w równym stopniu. Odmówi dokonania czynności sprzecznej z prawem, poinformuje o skutkach zapisów umowy i o ryzykach wynikających ze stanu księgi wieczystej. Nie zastąpi natomiast doradcy w negocjacjach ceny ani nie oceni, czy transakcja jest opłacalna – to pozostaje po stronie kupującego. W praktyce wiele osób wybiera kancelarię po prostu blisko kupowanej nieruchomości, co ułatwia logistykę przy kilku wizytach; ktoś kupujący mieszkanie na północnych obrzeżach aglomeracji trafi na przykład do kancelarii obsługującej klientów jako notariusz w Gdyni Dąbrowie i okolicznych dzielnicach. Formalnie jednak wybór jest wolny – akt dotyczący nieruchomości można podpisać w dowolnej kancelarii w kraju.

Taksa notarialna i pozostałe koszty

Wynagrodzenie notariusza, czyli taksa, ma stawki maksymalne określone rozporządzeniem i zależy przede wszystkim od wartości przedmiotu czynności. W granicach tych stawek kancelarie mogą się różnić, więc zapytanie o wycenę w dwóch czy trzech miejscach jest normalną praktyką. Do taksy dochodzą koszty niezależne od notariusza: podatek od czynności cywilnoprawnych przy zakupie na rynku wtórnym, opłaty sądowe za wpisy w księdze wieczystej oraz opłaty za wypisy aktu. Prosząc o wycenę, warto od razu poprosić o rozbicie na te pozycje – wtedy jasno widać, która część trafia do kancelarii, a która do sądu i fiskusa, i można rzetelnie porównać oferty. Dobrze przygotowana czynność notarialna zamyka transakcję w sposób, którego później nie trzeba prostować – i to jest właściwa miara jej wartości.